اتوماسيون كارت امتيازي متوازن

در اوایل دهه 1990، هنگامی كه كارت امتیازی متوازن مطرح و شروع به كسب توفیق كرد، تعداد فروشندگان نرم افزار برای این ابزار انقلابی مدیریت كمتر از تعداد انگشتان دست بود. اكنون نیز همچنان بسیاری از سازمان ها از مزایای متدولوژی ساده ارزیابی متوازن استفاده كرده و به نتایج فوق العاده ای دست می یابند. این پیشگامان, كارت امتیازی متوازن را تنها با استفاده از گزارشهای كاغذی و با به كارگیری تركیبی از گرافهای رنگی برای ایجاد كمی تغییر و تنوع در آنها به كار گرفتند. آنها ثابت كردند كه ما به ابزاری پیچیده و یا صرف بودجه ای سنگین برای بهره مندی از كارت امتیازی متوازن نیاز نداریم. اما در آن سالها متدولوژی ارزیابی متوازن نیز هنوز بالغ و كامل نشده و به اوج دوران پیچیدگی و تكامل خود نرسیده بود. اغلب كاربران اولیه به استفاده از كارت امتیازی متوازن در حد یك سیستم مدیریت بهبود یافته و جدید اكتفا كرده و هنوز از امكان بالقوه و مهم استفاده از این نظام به عنوان یك سیستم مدیریت استراتژیك و ابزار ارتباطات بهره مند نشده بودند .
از اواخر دهه 1990، دورنمای كارت امتیازی متوازن به طور چشمگیری تغییر كرد.سازمان ها شروع به تسری این نظام از بالا به پائین و تلاش برای همسوسازی همه كاركنان با اهداف استراتژیك كردند، همچنین اخبار بیشتری در مورد برقراری ارتباط میان كارت امتیازی متوازن و نظام های جبران خدمت و بودجه منتشر می شد. سیستم قدیمی گزارشگری دستی كه همزمان با اولین كارت امتیازی متوازن برقرار شد نمی توانست در مقابل چالش های ناشی از توسعه نوآوری در حیطه ارزیابی متوازن دوام آورد. مثل همیشه سازمان های خلاق و منعطف این مساله را یك فرصت قلمداد كرده و به سرعت اقدام به طراحی نرم افزارهای مناسب برای كارت امتیازی متوازن كردند. كاربران كار ت امتیازی متوازن نیز در سازمان های مختلف از كوچك تا بزرگ، از ایده ها، قابلیت ها و امكانات ارائه شده توسط این فروشندگان نرم افزار با آغوش باز استقبال كردند. این نرم افزارها تمركز و بهره مندی بیشتر از فواید حاصل از به كارگیری كارت امتیازی متوازن را تسهیل و تسریع می كردند. مكانیزه كردن كارت امتیاز ی متوازن مزایای بسیاری به همراه دارد و قابلیت استفاده از آن را به عنوان یك سیستم مدیریت عملكرد, مدیریت استراتژیك و ابزار ارتباطات حداكثر می كند.توان تجزیه و تحلیل و پشتیبانی از تصمیم گیری در حد پیشرفته كه حتی ساده ترین نرم افزارها نیز ارائه می كنند به سازمان ها امكان انجام ارزیابی های پیچیده از عملكرد و بررسی منتقدانه روابط میان سنجه های آن عملكرد را می دهد. به علاوه مكانیزاسیون سیستم به تسری درست و همه جانبه این ابزار در سرتاسر سازمان كمك می كند. تسری كارت امتیازی متوازن در سرتاسر سازمان اغلب می تواند به تهیه و توسعه دهها معیار و سنجه های ارزیابی متوازن منجر شود در حالی كه بدون استفاده از راهكار اتوماسیون، مدیریت فرآیند توسعه و همسویی در آن بی نهایت دشوار خواهد بود، ضمن اینكه ساز و كار برقراری ارتباط و ارائه بازخورد نیز می تواند با استفاده از نرم افزار كارت امتیازی متوازن به میزان قابل توجهی بهبود یابد و امكان انتشار و به اشتراك گذاری اطلاعات و دانش را به سرعت و سهولت در اختیار كاربران هدف و علاقه مند قرار دهد. یك سنجه Hyperlinked می تواند نقطه آغاز سفر كاربر به دنیای متنوعی از سایت های دانش افزا, شامل بیانیه ماموریت، آخرین انتقادها و نظرهای یك مشتری مهم, یا نتایج یك مطالعه ترازیابی مورد نظر باشد.
با گسترش رو به رشد تجارت و كسب و كار الكترونیك شاهد رشد فزاینده فروشندگان نرم افزارهای متنوع مدیریتی در این بازار رقابتی بوده ایم. انتخاب تامین كننده نرم افزار، یكی از دشوارترین تصمیم هایی است كه در حین پیاده سازی كارت امتیازی متوازن ناچار به اخذ آن خواهیم بود.
برنامه های نرم افزاری طراحی شده برای مدل ارزیابی متوازن می تواند در محدوده یك ابزار ساده گزارشگری تا یك بسته نرم افزاری پیچیده مدیریت كل شركت اجرا شود. بنابراین تفاوت های عمده, زمان و منابع لازم برای استقرار سیستم است از این رو باید حدود زمان و منابع لازم برای راه اندازی آزمایشی و اجرای نهایی سیستم مكانیزه به طور دقیق تعیین شود.
یك نرم افزار مناسب و مطلوب ارزیابی متوازن باید دارای قابلیت های ذیل باشد :
1- به اندازه كافی انعطاف پذیر بوده و امكان تعبیه بر روی سیستم ها-شبكه های های مختلف كامپیوتری (فناوری جاری مورد استفاده در سازمان) و امكان كار با روش های متنوع مدیریت عملكرد را داشته باشد.
2- از جذابیت لازم برای كاربر برخوردار بوده و در حد ممكن ساده و از سهولت در استفاده برخوردار باشد.
3- قابلیت دریافت و پردازش تعداد نامحدود سنجه ها را دارا و از انعطاف لازم برای اداره حجم قابل توجهی سنجه برخوردار باشد تا امكان پیگیری نتایج از سرتاسر سازمان را فراهم آورد.
4- قابلیت برقراری ارتباط بین اهداف و منظرها، اهداف كمی به سنجه ها، و ابتكارات اجرایی به اهداف كمی را دارا باشد.
5- امكان مدیریت و احاطه بر روابط علی و معلولی كه در واقع معرف استراتژی شركت است را فراهم كند.
6- نقشه های استراتژی را با نمودار و اشكال قابل فهم و آسان و در عین حال جذاب ارائه نماید.
7- قابلیت ورود اطلاعات سنجه های عملكرد را از مكان های متفاوت فیزیكی و غیر فیزیكی فراهم آورد(تعدد مكان ورود اطلاعات).
8- از قابلیت پذیرش توضیحات متنی (تعریف و توضیح) در كنار ارقام و اعداد برخوردار باشد.
9- قابلیت تخصیص یك متولی مشخص به هر سنجه عملكرد را برای ارتقاء مسئولیت پذیری دارا باشد.
10-   از قابلیت كار با انواع سنجه ها در هر شكل و اندازه و توصیفی برخوردار باشد.
11-   مانند یك بانك اطلاعاتی از قابلیت انباشت داده ها در مدت زمان طولانی و برقراری ارتباط لازم بین داده ها برخوردار باشد.
12-   یك نرم افزار ارزیابی متوازن كارآمد باید امكان وزن دهی به سنجه های مختلف را به نسبت اهمیت فراهم آورد.
13-   تا جایی كه ممكن است از قابلیت مقایسه ای بیشینه برخوردار باشد مثلا مقایسه عملكرد سال گذشته شركت نسبت به سایر رقبا، نسبت به صنعت و ...
14-   كاربران باید بتوانند در یك نگاه, وضعیت عملكرد مربوط به سنجه مورد نظر را بر اساس یك شاخص وضعیت قابل فهم و آسان تعیین كنند.
15-   از قابلیت سفارشی سازی انبوه برخوردار باشد تا كاربران بتوانند به سادگی سیستم را به دلخواه خود سفارشی كنند.
16-   منوها باید منطقی, قابل فهم و به راحتی قابل پیمایش باشند.
17-   قابلیت تغییر سریع و آسان از نمایش خلاصه یك وضعیت عملكرد تا نمایش تفصیلی اطلاعات یك سنجه را در اختیار كاربران قرار دهد.
18-   از قابلیت تجزیه و تحلیل آماری (برای مثال روندها) بر روی سنجه های عملكرد برخوردار باشد.
19-   از قابلیت هشدار در مواقع عدم تناجس سنجه در محدوده قابل قبول برخوردار باشد.
20- قابلیت ارائه طیف وسیعی از انواع گزارش ها را به صورت چاپی دارا باشد.
21-   از قابلیت استفاده از نتایج جاری و موجود برای پیش بینی عملكرد آتی برخوردار باشد.
22-   از قابلیت تجزیه و تحلیل what-if برای نقد فرضیات در نظر گرفته شده هنگام تهیه نقشه استراتژی برخوردار باشد.
23-   قابلیت الصاق مستندات مورد نیاز از قبیل گزارش های كارشناس تحلیلگر، مباحثه ها و فیلم ها را دارا باشد.
24-   از قابلیت ارسال پیام و نقطه نظرات و دیدگاه های شخصی كاربران برای برقراری ارتباط حداكثری با ایشان و ایجاد بینش لازم برای بهبود برخوردار باشد.
25-   از قابلیت جمع آوری و تفكیك اطلاعات به طور خودكار برخوردار بوده و مانع ورود و كدگذاری اطلاعات تكراری گردد.
26-   ازقابلیت انتشار و به اشتراك گذاری اطلاعات از طریق وب (Internal , External) برخوردار باشد(Web-enable) .
27-   از قابلیت كپی و الصاق برخوردار باشد.
28-   از انعطاف پذیری لازم برای تغییر اندازه در راستای نیازهای آتی سازمان با توجه به افزایش پیچیدگی یا افزایش تعداد كاربران نرم افزار برخوردار باشد.
29-   از سطوح امنیتی لازم برای دسترسی كاربران به میزان مورد نیاز نه بیشتر(دسترسی محدود), برخوردار باشد.

شركت نروژی Corporater، در سال 2000 با در نظر گرفتن شاخص های فوق الذكر، نرم افزار Corporater EPM Suite را به عنوان نرم افزار جامع اتوماسیون مدیریت عملكرد و اجرای موفقیت آمیز استراتژی تولید و منتشر ساخت. گروه مشاورین پنكو مفتخر به در دست داشتن نمایندگی انحصاری این نرم افزار در ایران می باشد.

اتوماسيون و نرم‌افزار BSC